Festival organisieren: Checkliste von der Idee bis zum Abbau

Ein Festival besteht aus hunderten Aufgaben, die ineinandergreifen. Diese Checkliste ordnet sie in neun Abschnitte, von der ersten Idee bis zum letzten Abbautag.

So nutzt du die Checkliste

Hake Punkte ab, während du planst. Die Haken werden nicht gespeichert: Zum Mitnehmen druckst du die Seite aus oder speicherst sie als PDF. Nicht jeder Punkt gilt für jede Veranstaltung, streiche, was bei dir nicht zutrifft.

Auflagen und Genehmigungen unterscheiden sich je nach Bundesland, Gemeinde und Größe der Veranstaltung. Die Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung, kläre Details immer mit der zuständigen Behörde.

Idee und Konzept

Format, Zielgruppe, Größe und Dauer festlegen und das Besondere des Festivals benennen.
Veranstalter und Rechtsform klären: Verein, GmbH oder Agentur.
Gelände und Termin sichern und mit anderen Festivals in der Region abgleichen.
Businessplan mit Einnahmen, Kosten, Puffer und Break-even erstellen.
Kernteam bilden und Verantwortlichkeiten je Bereich verteilen.

Behörden und Genehmigungen

Frühzeitig Vorgespräche mit Ordnungsamt, Bauaufsicht, Feuerwehr, Polizei und Gesundheitsamt führen.
Veranstaltungsgenehmigung beantragen und die Auflagen für das Gelände klären.
Lärmschutz sowie gegebenenfalls Natur- und Wasserschutz-Auflagen klären.
Gestattung für Ausschank und Speisenverkauf einholen und Lebensmittelhygiene regeln.
GEMA anmelden und die Künstlersozialabgabe einplanen.
Versicherungen abschließen: Veranstalterhaftpflicht, Ausfall-, Sach- und Unfallschutz.

Sicherheit, Sanitäts- und Rettungsdienst

Sicherheitskonzept mit Besucherzahlen, Wegen sowie Flucht- und Rettungswegen erstellen.
Sanitätskonzept erstellen und Sanitäts- oder Rettungsdienst beauftragen.
Ordnungs- und Sicherheitsdienst beauftragen und die Einlasskontrollen planen.
Verkehrs- und Parkkonzept mit Anreise, Shuttle und Rettungszufahrten entwickeln.
Wetterkonzept mit Entscheidungsfristen und Räumungsablauf festlegen.
Krisenkommunikation und Verantwortliche für den Ernstfall bestimmen.

Gelände und Infrastruktur

Geländeplan mit Bühnen, Camping, Gastronomie, Sanitär und Rettungswegen zeichnen.
Strom und Wasser bedarfsgerecht planen und abnehmen lassen.
Toiletten, Duschen und Abwasser nach Besucherzahl dimensionieren.
Abfall- und Reinigungskonzept inklusive Pfandsystem aufsetzen.
Camping, Zäune, Beschilderung und Beleuchtung planen.
Auf- und Abbaufenster mit Gewerken, Zufahrten und Lieferzeiten takten.

Programm und Produktion

Line-up buchen, Verträge schließen sowie Gagen und Technikbedarf (Rider) klären.
Zeitplan der Bühnen mit Umbauzeiten und Lärmgrenzen abstimmen.
Bühnen-, Ton-, Licht- und Videotechnik ausschreiben und beauftragen.
Künstlerbetreuung planen: Anreise, Unterkunft, Verpflegung und Backstage.
Rahmenprogramm, Händler und Sponsorenflächen festlegen.

Crew und Personal

Personalbedarf je Bereich und Schicht ermitteln: Bühnen, Einlass, Gastro, Sanitär, Security sowie Auf- und Abbau.
Rollen und offene Schichten online ausschreiben, statt Listen per E-Mail zu führen.
Bewerbungen prüfen und Nachweise wie Führungszeugnis, Erste-Hilfe-Schein oder Führerschein einholen.
Schichten zuweisen und dabei Doppelbuchungen und Ruhezeiten im Blick behalten.
Akkreditierung und Personalausweise vor der Anreise vorbereiten.
Check-In und Check-Out der Crew vor Ort organisieren.
Crew-Catering aus dem Schichtplan ableiten, auch für Wünsche wie vegan oder Allergien.
Stundenzettel erfassen und die Abrechnung vorbereiten.

So hilft urvent bei diesem Schritt

urvent bildet diesen Ablauf in einem System ab: Rollen und Schichten für jede Bühne und jeden Bereich, Akkreditierung mit Nachweisen vor der Anreise, Check-In per Scan der Personalkarte, Catering aus dem Schichtplan und Stundenzettel für die Abrechnung. Ticketing für Besucher gehört nicht dazu: urvent verwaltet ausschließlich Crew und Helfende.

Schichtplanung Crew Check-In Catering-Planung

Finanzen und Ticketing

Ticketing-Anbieter und Ticketpreise festlegen sowie Vorverkauf und Kontingente planen.
Zahlungsströme, Kassen und die Abrechnung mit Gastronomen und Händlern regeln.
Budget laufend mit den tatsächlichen Kosten abgleichen.
Liquiditätsplan bis zum Vorverkaufsstart und bis zur Schlussabrechnung führen.

Marketing und Kommunikation

Name, Auftritt, Website und Social-Media-Kanäle aufsetzen.
Line-up-Ankündigungen und Vorverkaufsstart in einem Kommunikationsplan terminieren.
Presse, Partner und Sponsoren einbinden und Besucherinformationen veröffentlichen.

Abbau und Nachbereitung

Gelände übergeben und Abbau, Müllbeseitigung und Flächenschäden prüfen.
Schlussabrechnung erstellen, Crew-Stunden abrechnen und Dienstleister bezahlen.
Nachbesprechung mit Team, Behörden und Dienstleistern abhalten und Lehren für die nächste Ausgabe festhalten.

Weitere Ratgeber

Checklisten und Vergleiche aus der Veranstaltungspraxis.

urvent oder Excel

Wann Excel für die Helferplanung reicht und wann sich eine Crew-Software lohnt.

Fest organisieren: Checkliste

Alle Schritte für Vereins-, Sommer- und Stadtfeste zum Abhaken.

Dorffest organisieren: Checkliste

Für Vereine und Dorfgemeinschaft: abstimmen, genehmigen, Helfer finden.

Häufige Fragen zum Festival organisieren

Bei Festivals mit mehreren hundert Besuchern oder mehr ist ein Vorlauf von zwölf Monaten oder länger üblich. Behörden, Sicherheitskonzept, Booking und Dienstleister brauchen Zeit.

Üblich sind ein Sicherheitskonzept, ein Sanitäts- und Rettungskonzept, ein Verkehrs- und Parkkonzept und Regelungen zu Lärm- und Umweltschutz. Was genau verlangt wird, entscheidet die zuständige Behörde im Einzelfall.

Lege Bereiche und Rollen fest, schätze den Bedarf je Schicht, schreibe offene Positionen aus, prüfe Bewerbungen und Nachweise und verteile Schichten ohne Doppelbuchungen. Ab einer gewissen Größe lohnt sich dafür eine Crew-Software statt Excel.

Kunden

Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.