Fest organisieren: Checkliste für Verein und Gemeinde

Vom ersten Termin bis zum Abbau: In acht Abschnitten gehst du durch alles, was bei einem Vereins-, Sommer- oder Stadtfest anfällt. Zum Abhaken, Anpassen und Ausdrucken.

So nutzt du die Checkliste

Hake Punkte ab, während du planst. Die Haken werden nicht gespeichert: Zum Mitnehmen druckst du die Seite aus oder speicherst sie als PDF. Nicht jeder Punkt gilt für jede Veranstaltung, streiche, was bei dir nicht zutrifft.

Auflagen und Genehmigungen unterscheiden sich je nach Bundesland, Gemeinde und Größe der Veranstaltung. Die Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung, kläre Details immer mit der zuständigen Behörde.

Konzept und Rahmen

Anlass, Zielgruppe und erwartete Gästezahl festlegen.
Termin wählen und mit Ferien, Feiertagen und anderen Festen in der Region abgleichen.
Gesamtleitung und eine Ansprechperson je Bereich benennen.
Budget aufstellen: erwartete Einnahmen, Ausgaben und ein Puffer für Unvorhergesehenes.
Ort sichern, schriftlich bestätigen lassen und einen Plan B für schlechtes Wetter festlegen.

Genehmigungen und Recht

Beim Ordnungsamt nachfragen, was für Fläche, Straßennutzung und Veranstaltung erforderlich ist.
Ausschank und Speisenverkauf anmelden und eine Gestattung beantragen, soweit sie nötig ist.
Hygieneregeln klären und alle, die mit Lebensmitteln arbeiten, belehren lassen.
Musik bei der GEMA anmelden.
Ruhezeiten und Lärmschutzauflagen der Gemeinde erfragen.
Haftpflicht des Veranstalters und Versicherungsschutz für Helfer prüfen.

Sicherheit und Erste Hilfe

Flucht- und Rettungswege festlegen und dauerhaft freihalten.
Sanitätsdienst oder Ersthelfer einplanen und den Erste-Hilfe-Punkt kennzeichnen.
Feuerlöscher an Küche, Grill und Technik bereitstellen.
Jugendschutz regeln: Alkoholausgabe, Altersgrenzen und Aushang.
Notfallnummern, Wetterregeln und Zuständigkeiten an alle Verantwortlichen verteilen.

Helfer und Personal

Personalbedarf je Bereich schätzen: Aufbau, Ausschank, Küche, Kasse, Einlass und Abbau.
Helfer früh ansprechen und konkrete Schichten statt eines allgemeinen Aufrufs anbieten.
Schichten realistisch schneiden und Pausen einplanen.
Wichtige Rollen mit passend qualifizierten Personen besetzen.
Einsatzplan und Ansprechpersonen rechtzeitig an alle schicken.
Verpflegung für die Helfer einplanen.

So hilft urvent bei diesem Schritt

Mit urvent schreibst du offene Schichten online aus, Helfer bewerben sich selbst und der Plan zeigt sofort, wo noch jemand fehlt. Ein automatischer Doppelbuchungsschutz verhindert, dass jemand zweimal eingeplant wird. Der Verpflegungsbedarf der Helfer ergibt sich aus dem Schichtplan.

Schichtplanung Catering-Planung

Technik, Material und Aufbau

Bedarfsliste erstellen: Zelte, Tische, Bänke, Strom, Licht, Wasser und Toiletten.
Leihmaterial früh reservieren und Lieferzeiten bestätigen lassen.
Strom- und Wasseranschlüsse klären und die Elektrik von einer Fachkraft abnehmen lassen.
Müll- und Pfandkonzept festlegen und die Entsorgung organisieren.
Auf- und Abbauplan mit Zeiten und Zuständigen erstellen.

Programm, Essen und Kasse

Programmablauf mit Uhrzeiten planen und Bands oder Künstler verbindlich buchen.
Speisen und Getränke planen, Mengen schätzen und die Rückgabe nicht verkaufter Ware vereinbaren.
Preise festlegen und entscheiden, ob es Pfand oder Bons gibt.
Kasse nach dem Vier-Augen-Prinzip führen und Wechselgeld bereitstellen.

Werbung und Information

Termin vier bis sechs Wochen vorher bekannt machen: Plakate, Gemeindeblatt, Social Media und Presse.
Anfahrt, Parkplätze und Barrierefreiheit kommunizieren.
Sponsoren und Partner ansprechen.

Nach dem Fest

Abbau, Reinigung und Rückgabe des Leihmaterials erledigen.
Kasse abrechnen, Belege sammeln und das Ergebnis dokumentieren.
Helfern danken, Rückmeldungen einsammeln und Lehren für das nächste Mal festhalten.

Weitere Ratgeber

Checklisten und Vergleiche aus der Veranstaltungspraxis.

urvent oder Excel

Wann Excel für die Helferplanung reicht und wann sich eine Crew-Software lohnt.

Dorffest organisieren: Checkliste

Für Vereine und Dorfgemeinschaft: abstimmen, genehmigen, Helfer finden.

Festival organisieren: Checkliste

Von der Idee über Behörden und Sicherheit bis zur Crew und zum Abbau.

Häufige Fragen zum Fest organisieren

Plane für ein Vereins- oder Stadtfest drei bis sechs Monate Vorlauf ein. Genehmigungen, Verleih von Zelten und Technik sowie der Sanitätsdienst sind oft die langsamsten Posten, kläre sie zuerst.

Das hängt von Ort, Größe und Bundesland ab. Typisch sind eine Anmeldung beim Ordnungsamt, eine Gestattung für Ausschank und Speisen, die GEMA-Anmeldung bei Musik und je nach Fläche eine Sondernutzung. Frag früh bei deiner Gemeinde nach.

Eine feste Zahl gibt es nicht. Rechne pro Bereich wie Aufbau, Ausschank, Küche, Kasse und Abbau mit Schichten und plane Reserven für Ausfälle ein. Mit einem Schichtplan siehst du schnell, wo Personal fehlt.

Kunden

Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.