Vom Rettungsdienst auf dem Wacken Open Air bis zum Stadtfest im eigenen Verein: urvent passt sich an, wer damit arbeitet – nicht umgekehrt.
Tausende Crew-Mitglieder, dutzende Bühnen und Bereiche, ein enges Zeitfenster: urvent begleitet Festivals von der ersten Ausschreibung bis zum letzten Abbautag.
Lege für jede Bühne, jeden Einlass und jeden Bereich eigene Rollen und Schichten an. So siehst du auf einen Blick, wo noch Personal fehlt, selbst bei dutzenden Bereichen gleichzeitig. Änderungen am Festivalgelände wirken sich sofort auf die betroffenen Schichten aus.
Nachweise, Profilfotos und Qualifikationen prüfst du schon vor dem Aufbau, nicht erst am Einlass. Am Tag der Veranstaltung entscheidet dann nur noch der Scan der Personalkarte. Das beschleunigt den Zugang für tausende Crew-Mitglieder spürbar.
Der Küchenbedarf ergibt sich automatisch aus Schichtplan und Essenswünschen der Crew – auch über mehrere Standorte und Tage hinweg. So bestellt die Küche weder zu viel noch zu wenig. Sonderwünsche wie vegan oder Allergien sind dabei von Anfang an berücksichtigt.
urvent wurde 2012 für die Einsatzplanung der Rettungskräfte auf dem Wacken Open Air entwickelt – die Anforderungen von Sanitätsdiensten und Hilfsorganisationen stecken bis heute im Kern des Systems.
Führerscheinklassen, Sprachkenntnisse und Qualifikationen erfasst du einmal im Stammdatensatz jeder Hilfskraft. Bei jeder weiteren Einsatzplanung stehen diese Angaben automatisch wieder zur Verfügung. Das erspart mehrfaches Nachfragen bei wiederkehrenden Einsätzen.
Im Sanitätsdienst entscheidet eine gültige Qualifikation darüber, wer eingesetzt werden kann. urvent zeigt frühzeitig, wessen Erste-Hilfe-Schein, Führungszeugnis oder Fahrerlaubnis demnächst abläuft – so bleibt Zeit für den neuen Nachweis, bevor der Dienstplan steht.
Kein IT-Team, kein großes Budget, aber trotzdem den Überblick behalten: Für Vereine, Gemeinden und Ehrenamtliche bietet urvent Sonderkonditionen und eine Bedienung, die ohne Einarbeitung funktioniert.
Ehrenamtliche melden sich selbstständig für Rollen und Schichten an – verständlich geführt, ganz ohne Schulung oder IT-Vorkenntnisse. Der Bewerbungsprozess erklärt sich beim Ausfüllen von selbst. Das senkt die Hürde, sich überhaupt zu engagieren.
Liegt das Vereinsgelände abseits von Bus und Bahn, wird die Anreise für Ehrenamtliche ohne Auto schnell zum Problem. Über die Mitfahrzentrale bilden sie direkt im Portal Fahrgemeinschaften – enthalten ab dem Plan Essential.
Mehrere Kunden, mehrere Veranstaltungen, ein System: urvent verwaltet parallele Events getrennt voneinander – und kann auf Wunsch unter deiner eigenen Domain und deinem Layout laufen.
Jedes Event bekommt seinen eigenen Bereich mit eigenen Rollen, Schichten und Bewerbungen. Kunden und Veranstaltungen kommen sich dabei nie in die Quere, selbst wenn mehrere Projekte parallel laufen. Auf Wunsch läuft das System unter eigener Domain und im Layout deiner Agentur.
Stundenzettel und Stammdaten exportierst du je Veranstaltung getrennt – als Grundlage für die Abrechnung gegenüber jedem einzelnen Auftraggeber. Die Daten mehrerer Kunden vermischen sich dabei nie. Das erspart manuelles Sortieren vor jeder Rechnungsstellung.
Festival-Crew, Sanitätsdienst, Vereinsfest oder Kundenauftrag einer Agentur: Die Anforderungen unterscheiden sich, das System bleibt dasselbe. urvent passt Rollen, Nachweise und Rechte an den jeweiligen Einsatzbereich an, statt für jeden Fall eine eigene Lösung zu brauchen.
Was 2012 als Einsatzplanung für die Rettungskräfte auf dem Wacken Open Air begann, wird heute von der core23 GmbH betreut. Über die Jahre kamen weitere namhafte Veranstaltungen wie Rock im Park und das Wasted in Jarmen hinzu. Die Herkunft aus dem Rettungsdienst erklärt, warum HiOrg-Stammdaten und Nachweis-Fristen so tief im System verankert sind.
Für Vereine, Gemeinden und Hilfsorganisationen bietet urvent eigene Konditionen an – digitale Personalplanung soll nicht am Budget scheitern, egal ob 30 oder 3.000 Personen im Einsatz sind.
Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.
