Häufig gestellte Fragen
Allgemein
Urvent ist ein cloud-basiertes Personalplanungssystem für Veranstaltungen aller Art. Es unterstützt Veranstalter und Organisationen dabei, den gesamten Prozess der Personalplanung effizient und digital zu gestalten – von der Ausschreibung offener Schichten über die Bewerberverwaltung bis hin zur Einsatzplanung und Nachweisprüfung.
Das System bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Events zugeschnitten sind. Dazu gehören unter anderem ein flexibles Rollen- und Rechtesystem, ein integriertes Check-In/Out-Verfahren, eine umfassende Ressourcenverwaltung sowie Module für Catering- und Inventarplanung. Urvent ermöglicht es, den gesamten Ablauf von der Planung bis zur Durchführung zentral zu steuern und zu überwachen.
Durch die Automatisierung vieler Prozesse und die Bereitstellung transparenter Informationen trägt urvent dazu bei, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Egal ob kleines Stadtfest oder großes Musikfestival – urvent ist die digitale Lösung für eine erfolgreiche Personalplanung.
Das System bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Events zugeschnitten sind. Dazu gehören unter anderem ein flexibles Rollen- und Rechtesystem, ein integriertes Check-In/Out-Verfahren, eine umfassende Ressourcenverwaltung sowie Module für Catering- und Inventarplanung. Urvent ermöglicht es, den gesamten Ablauf von der Planung bis zur Durchführung zentral zu steuern und zu überwachen.
Durch die Automatisierung vieler Prozesse und die Bereitstellung transparenter Informationen trägt urvent dazu bei, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, Fehlerquellen zu minimieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Egal ob kleines Stadtfest oder großes Musikfestival – urvent ist die digitale Lösung für eine erfolgreiche Personalplanung.
Im Vergleich zu allgemeinen Personalmanagement-Tools ist urvent speziell auf die Anforderungen von Veranstaltungen und Events zugeschnitten. Während viele Systeme einen breiten sehr allgemeinen Anwendungsbereich abdecken, konzentriert sich urvent gezielt auf die Herausforderungen und Bedürfnisse, die bei der Planung und Durchführung von Events auftreten.
Urvent bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell für die Eventbranche entwickelt wurden, wie z.B. die flexible Schichtplanung, das integrierte Check-In/Out-System, die Nachweisprüfung und die Catering- sowie Inventarplanung. Diese Funktionen sind nahtlos miteinander verbunden und ermöglichen eine ganzheitliche Steuerung des gesamten Personalprozesses – von der Ausschreibung offener Schichten bis hin zur Auswertung nach der Veranstaltung.
Darüber hinaus legt urvent großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung. Das System ist so gestaltet, dass sowohl Veranstalter als auch Hilfskräfte problemlos damit arbeiten können – unabhängig von deren technischer Erfahrung. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht zudem einen ortsunabhängigen Zugriff, was besonders bei dezentralen Teams und mobilen Einsätzen von Vorteil ist.
Insgesamt bietet urvent eine spezialisierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus der Personalplanung für Events abdeckt und dabei hilft, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.
Urvent bietet eine Vielzahl an Funktionen, die speziell für die Eventbranche entwickelt wurden, wie z.B. die flexible Schichtplanung, das integrierte Check-In/Out-System, die Nachweisprüfung und die Catering- sowie Inventarplanung. Diese Funktionen sind nahtlos miteinander verbunden und ermöglichen eine ganzheitliche Steuerung des gesamten Personalprozesses – von der Ausschreibung offener Schichten bis hin zur Auswertung nach der Veranstaltung.
Darüber hinaus legt urvent großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung. Das System ist so gestaltet, dass sowohl Veranstalter als auch Hilfskräfte problemlos damit arbeiten können – unabhängig von deren technischer Erfahrung. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht zudem einen ortsunabhängigen Zugriff, was besonders bei dezentralen Teams und mobilen Einsätzen von Vorteil ist.
Insgesamt bietet urvent eine spezialisierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus der Personalplanung für Events abdeckt und dabei hilft, den organisatorischen Aufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.
Mit dem Crew Portal können Sie offene Schichten ausschreiben, Bewerbungen verwalten, Einsatzpläne erstellen und den Check-In/Out-Prozess digitalisieren. Das System ermöglicht es, den gesamten Ablauf von der Planung bis zur Durchführung zentral zu steuern und zu überwachen.
Darüber hinaus bietet das Crew Portal Module für die Nachweisprüfung, Catering- und Inventarplanung sowie umfangreiche Reporting- und Auswertungsfunktionen. Diese ermöglichen es, den Personalbedarf genau zu ermitteln, Ressourcen effizient zu verwalten und wertvolle Einblicke in die Veranstaltung zu gewinnen.
Darüber hinaus bietet das Crew Portal Module für die Nachweisprüfung, Catering- und Inventarplanung sowie umfangreiche Reporting- und Auswertungsfunktionen. Diese ermöglichen es, den Personalbedarf genau zu ermitteln, Ressourcen effizient zu verwalten und wertvolle Einblicke in die Veranstaltung zu gewinnen.
Die Software ist skalierbar und kann sowohl für kleine Veranstaltungen mit wenigen Dutzend Helfern als auch für große Events mit mehreren Hunderten Teilnehmern, wie dem Wacken Open Air oder dem Airbeat One, eingesetzt werden. Durch die flexible Struktur und die anpassbaren Funktionen lässt sich urvent optimal an die individuellen Anforderungen jeder Veranstaltung anpassen.
Ja, für gemeinnützige Organisationen und Vereine bieten wir spezielle Konditionen an. Unser Ziel ist es, allen Veranstaltern – unabhängig von deren Größe oder Budget – eine effiziente und digitale Lösung für die Personalplanung zu ermöglichen.
Die Software ist vollständig cloudbasiert und erfordert keinerlei lokale Installation oder zusätzliche manuelle Einrichtungsschritte.
Der Zugriff erfolgt über einen modernen Webbrowser, was die Nutzung auf nahezu allen internetfähigen Geräten ermöglicht – unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen werden zentral verwaltet und erfolgen automatisch, wodurch der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Der Personalscan zur Schichtanmeldung kann flexibel durchgeführt werden: Er ist entweder über mobile Endgeräte wie Android-Smartphones und iPhones möglich – mithilfe der integrierten Kamera und eines QR-Code-Scanners – oder alternativ direkt am Computer über eine angeschlossene Webcam. Dadurch lassen sich unterschiedliche Einsatzszenarien und Hardwarevoraussetzungen optimal abdecken.
Optional kann auf den physischen Scan auch vollständig verzichtet werden. In diesem Fall erfolgt die Schichtanmeldung und -abmeldung automatisch, basierend auf der zugewiesenen Einsatzzeit im System. Diese Einstellung kann individuell für jede Rolle oder Funktion definiert werden – so lässt sich z.B. festlegen, dass bestimmte Teammitglieder automatisch als anwesend gelten, während bei anderen weiterhin eine aktive Bestätigung per Scan erforderlich ist.
Der Zugriff erfolgt über einen modernen Webbrowser, was die Nutzung auf nahezu allen internetfähigen Geräten ermöglicht – unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen werden zentral verwaltet und erfolgen automatisch, wodurch der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Der Personalscan zur Schichtanmeldung kann flexibel durchgeführt werden: Er ist entweder über mobile Endgeräte wie Android-Smartphones und iPhones möglich – mithilfe der integrierten Kamera und eines QR-Code-Scanners – oder alternativ direkt am Computer über eine angeschlossene Webcam. Dadurch lassen sich unterschiedliche Einsatzszenarien und Hardwarevoraussetzungen optimal abdecken.
Optional kann auf den physischen Scan auch vollständig verzichtet werden. In diesem Fall erfolgt die Schichtanmeldung und -abmeldung automatisch, basierend auf der zugewiesenen Einsatzzeit im System. Diese Einstellung kann individuell für jede Rolle oder Funktion definiert werden – so lässt sich z.B. festlegen, dass bestimmte Teammitglieder automatisch als anwesend gelten, während bei anderen weiterhin eine aktive Bestätigung per Scan erforderlich ist.
Funktionen & Nutzung
Ja, Teilnehmende können innerhalb einer Veranstaltung mehrere unterschiedliche Rollen übernehmen – auch an verschiedenen Tagen.
Beispielsweise kann eine Person an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegungen entstehen und eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübt. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert, was die Einsatzplanung wesentlich zuverlässiger und fehlerfreier macht.
Beispielsweise kann eine Person an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegungen entstehen und eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübt. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert, was die Einsatzplanung wesentlich zuverlässiger und fehlerfreier macht.
Nein, auch wenn das System grundsätzlich darauf ausgelegt ist, dass sich Personen eigenständig für Schichten bewerben oder Wünsche äußern, ist eine manuelle Zuweisung durch die Verwaltung jederzeit möglich.
Verantwortliche können einzelne Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob diese sich selbstständig gemeldet haben oder nicht.
Diese Funktion ist besonders hilfreich in Situationen mit kurzfristigem Personalbedarf, zum Beispiel direkt vor Ort während einer Veranstaltung, wenn schnelle Reaktionen notwendig sind oder wenn bestimmte Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich auf diese Weise unkompliziert in den Einsatzplan integrieren.
Verantwortliche können einzelne Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob diese sich selbstständig gemeldet haben oder nicht.
Diese Funktion ist besonders hilfreich in Situationen mit kurzfristigem Personalbedarf, zum Beispiel direkt vor Ort während einer Veranstaltung, wenn schnelle Reaktionen notwendig sind oder wenn bestimmte Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich auf diese Weise unkompliziert in den Einsatzplan integrieren.
Auch kurzfristige Änderungen, wie Krankmeldungen oder spontane Schichtwechsel, können problemlos im System erfasst und berücksichtigt werden. Verantwortliche haben die Möglichkeit, Schichten schnell neu zu vergeben oder Personen mit wenigen Klicks neue Schichten zuzuweisen, um auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren.
Teilnehmende können ihre Schichten in gängige Kalenderformate (z.B. iCal, Google Calendar) exportieren, um sie in ihren persönlichen Kalender zu integrieren.
Zudem stehen verschiedene Exportoptionen für Verwaltungsdaten zur Verfügung, um diese in anderen Systemen (z.B. Excel) zu verwenden.
Zudem stehen verschiedene Exportoptionen für Verwaltungsdaten zur Verfügung, um diese in anderen Systemen (z.B. Excel) zu verwenden.
Bewerbungs- & Onboarding-Prozess
Für jede Rolle kann individuell definiert werden, welche Informationen oder Nachweise für eine erfolgreiche Bewerbung erforderlich sind.
Dazu zählen beispielsweise ein aktuelles Profilbild, bestimmte Qualifikationsnachweise oder weitere personenbezogene Angaben. Die Anforderungen lassen sich rollenbasiert anpassen, um sicherzustellen, dass nur geeignetes Personal für spezifische Aufgaben eingeplant wird.
Fehlende Informationen werden im Benutzerkonto klar und übersichtlich dargestellt. Sobald sich eine Person auf eine Rolle bewirbt, prüft das System automatisch, ob alle erforderlichen Angaben vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird dies auf der Übersichtsseite deutlich angezeigt – inklusive konkreter Hinweise darauf, was noch ergänzt werden muss. Die betroffene Person kann die Angaben anschließend selbstständig nachreichen.
In der Verwaltungsansicht ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und überprüft wurde, oder ob noch Informationen fehlen bzw. die Bewerbung noch freigegeben werden muss. Das vereinfacht den Auswahlprozess erheblich und reduziert Rückfragen.
Dazu zählen beispielsweise ein aktuelles Profilbild, bestimmte Qualifikationsnachweise oder weitere personenbezogene Angaben. Die Anforderungen lassen sich rollenbasiert anpassen, um sicherzustellen, dass nur geeignetes Personal für spezifische Aufgaben eingeplant wird.
Fehlende Informationen werden im Benutzerkonto klar und übersichtlich dargestellt. Sobald sich eine Person auf eine Rolle bewirbt, prüft das System automatisch, ob alle erforderlichen Angaben vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird dies auf der Übersichtsseite deutlich angezeigt – inklusive konkreter Hinweise darauf, was noch ergänzt werden muss. Die betroffene Person kann die Angaben anschließend selbstständig nachreichen.
In der Verwaltungsansicht ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und überprüft wurde, oder ob noch Informationen fehlen bzw. die Bewerbung noch freigegeben werden muss. Das vereinfacht den Auswahlprozess erheblich und reduziert Rückfragen.
Bewerber:innen werden bei jeder Änderung ihres Bewerbungsstatus automatisch per E-Mail benachrichtigt. Diese Benachrichtigungen enthalten – sofern erforderlich – konkrete Hinweise dazu, welche Informationen oder Dokumente noch fehlen und wie diese nachgereicht werden können.
Dasselbe Verfahren gilt auch für den Umgang mit Nachweisen: Sobald ein Nachweis hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert das System automatisch per E-Mail über den nächsten notwendigen Schritt, z.B. die Überprüfung oder Freigabe durch die Verwaltung.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, um das gesamte Team über wichtige Neuerungen, organisatorische Abläufe oder kurzfristige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Diese Mitteilungen sind für alle im Crew Portal sichtbar.
Für individuelle Mitteilungen steht eine Direktnachrichtenfunktion zur Verfügung. So können spezifische Informationen, wie z.B. persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder besondere Hinweise, gezielt an einzelne Teammitglieder versendet werden, ohne andere Nutzer:innen zu informieren.
Dasselbe Verfahren gilt auch für den Umgang mit Nachweisen: Sobald ein Nachweis hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert das System automatisch per E-Mail über den nächsten notwendigen Schritt, z.B. die Überprüfung oder Freigabe durch die Verwaltung.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, um das gesamte Team über wichtige Neuerungen, organisatorische Abläufe oder kurzfristige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Diese Mitteilungen sind für alle im Crew Portal sichtbar.
Für individuelle Mitteilungen steht eine Direktnachrichtenfunktion zur Verfügung. So können spezifische Informationen, wie z.B. persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder besondere Hinweise, gezielt an einzelne Teammitglieder versendet werden, ohne andere Nutzer:innen zu informieren.
Aus Datenschutzgründen haben Crew-Mitglieder standardmäßig nur Zugriff auf ihre eigenen Daten und Schichten. Nur Mitglieder der Verwaltung haben umfassenden Zugriff auf alle Daten und können diese verwalten.
Bereits im Kernsystem sind zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten integriert, um den Bewerbungsprozess individuell zu gestalten. Dazu gehören die Definition von Pflichtfeldern, die Auswahl spezifischer Qualifikationen und die Festlegung von Nachweisanforderungen für verschiedene Rollen.
Für noch spezifischere Anforderungen bieten wir ein Add-On für individuelle Eingabefelder an. Damit können Sie maßgeschneiderte Formulare erstellen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung und die Anforderungen der jeweiligen Rollen abgestimmt sind.
Für noch spezifischere Anforderungen bieten wir ein Add-On für individuelle Eingabefelder an. Damit können Sie maßgeschneiderte Formulare erstellen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung und die Anforderungen der jeweiligen Rollen abgestimmt sind.
Dokumentation
Weitere Informationen finden Sie in unserem Benutzerhandbuch