Häufig gestellte Fragen
Ja, Teilnehmende können innerhalb einer Veranstaltung mehrere unterschiedliche Rollen übernehmen – auch an verschiedenen Tagen.
Beispielsweise kann eine Person an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegungen entstehen und eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübt. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert, was die Einsatzplanung wesentlich zuverlässiger und fehlerfreier macht.
Beispielsweise kann eine Person an einem Tag als Sanitätshelfer:in tätig sein und an einem anderen Tag im Ausschank unterstützen. Die zeitliche Planung ist dabei vollkommen flexibel und lässt sich rollenspezifisch gestalten.
Das System prüft automatisch mögliche Überschneidungen zwischen Schichten, Einsätzen und Rollen. So wird sichergestellt, dass keine Doppelbelegungen entstehen und eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt nur eine Aufgabe gleichzeitig ausübt. Konflikte durch parallele Schichteinteilungen werden verhindert, was die Einsatzplanung wesentlich zuverlässiger und fehlerfreier macht.
Nein, auch wenn das System grundsätzlich darauf ausgelegt ist, dass sich Personen eigenständig für Schichten bewerben oder Wünsche äußern, ist eine manuelle Zuweisung durch die Verwaltung jederzeit möglich.
Verantwortliche können einzelne Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob diese sich selbstständig gemeldet haben oder nicht.
Diese Funktion ist besonders hilfreich in Situationen mit kurzfristigem Personalbedarf, zum Beispiel direkt vor Ort während einer Veranstaltung, wenn schnelle Reaktionen notwendig sind oder wenn bestimmte Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich auf diese Weise unkompliziert in den Einsatzplan integrieren.
Verantwortliche können einzelne Teammitglieder gezielt in Schichten einplanen – unabhängig davon, ob diese sich selbstständig gemeldet haben oder nicht.
Diese Funktion ist besonders hilfreich in Situationen mit kurzfristigem Personalbedarf, zum Beispiel direkt vor Ort während einer Veranstaltung, wenn schnelle Reaktionen notwendig sind oder wenn bestimmte Rollen spontan besetzt werden müssen. Auch Nachrücker:innen oder externe Kräfte lassen sich auf diese Weise unkompliziert in den Einsatzplan integrieren.
Für jede Rolle kann individuell definiert werden, welche Informationen oder Nachweise für eine erfolgreiche Bewerbung erforderlich sind.
Dazu zählen beispielsweise ein aktuelles Profilbild, bestimmte Qualifikationsnachweise oder weitere personenbezogene Angaben. Die Anforderungen lassen sich rollenbasiert anpassen, um sicherzustellen, dass nur geeignetes Personal für spezifische Aufgaben eingeplant wird.
Fehlende Informationen werden im Benutzerkonto klar und übersichtlich dargestellt. Sobald sich eine Person auf eine Rolle bewirbt, prüft das System automatisch, ob alle erforderlichen Angaben vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird dies auf der Übersichtsseite deutlich angezeigt – inklusive konkreter Hinweise darauf, was noch ergänzt werden muss. Die betroffene Person kann die Angaben anschließend selbstständig nachreichen.
In der Verwaltungsansicht ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und überprüft wurde, oder ob noch Informationen fehlen bzw. die Bewerbung noch freigegeben werden muss. Das vereinfacht den Auswahlprozess erheblich und reduziert Rückfragen.
Dazu zählen beispielsweise ein aktuelles Profilbild, bestimmte Qualifikationsnachweise oder weitere personenbezogene Angaben. Die Anforderungen lassen sich rollenbasiert anpassen, um sicherzustellen, dass nur geeignetes Personal für spezifische Aufgaben eingeplant wird.
Fehlende Informationen werden im Benutzerkonto klar und übersichtlich dargestellt. Sobald sich eine Person auf eine Rolle bewirbt, prüft das System automatisch, ob alle erforderlichen Angaben vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird dies auf der Übersichtsseite deutlich angezeigt – inklusive konkreter Hinweise darauf, was noch ergänzt werden muss. Die betroffene Person kann die Angaben anschließend selbstständig nachreichen.
In der Verwaltungsansicht ist der Status jeder Bewerbung transparent nachvollziehbar. Verantwortliche sehen auf einen Blick, ob eine Bewerbung vollständig und überprüft wurde, oder ob noch Informationen fehlen bzw. die Bewerbung noch freigegeben werden muss. Das vereinfacht den Auswahlprozess erheblich und reduziert Rückfragen.
Bewerber:innen werden bei jeder Änderung ihres Bewerbungsstatus automatisch per E-Mail benachrichtigt. Diese Benachrichtigungen enthalten – sofern erforderlich – konkrete Hinweise dazu, welche Informationen oder Dokumente noch fehlen und wie diese nachgereicht werden können.
Dasselbe Verfahren gilt auch für den Umgang mit Nachweisen: Sobald ein Nachweis hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert das System automatisch per E-Mail über den nächsten notwendigen Schritt, z.B. die Überprüfung oder Freigabe durch die Verwaltung.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, um das gesamte Team über wichtige Neuerungen, organisatorische Abläufe oder kurzfristige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Diese Mitteilungen sind für alle im Crew Portal sichtbar.
Für individuelle Mitteilungen steht eine Direktnachrichtenfunktion zur Verfügung. So können spezifische Informationen, wie z.B. persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder besondere Hinweise, gezielt an einzelne Teammitglieder versendet werden, ohne andere Nutzer:innen zu informieren.
Dasselbe Verfahren gilt auch für den Umgang mit Nachweisen: Sobald ein Nachweis hochgeladen oder freigegeben wurde, informiert das System automatisch per E-Mail über den nächsten notwendigen Schritt, z.B. die Überprüfung oder Freigabe durch die Verwaltung.
Zusätzlich kann die Verwaltung allgemeine Ankündigungen veröffentlichen, um das gesamte Team über wichtige Neuerungen, organisatorische Abläufe oder kurzfristige Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Diese Mitteilungen sind für alle im Crew Portal sichtbar.
Für individuelle Mitteilungen steht eine Direktnachrichtenfunktion zur Verfügung. So können spezifische Informationen, wie z.B. persönliche Rückfragen, Einsatzdetails oder besondere Hinweise, gezielt an einzelne Teammitglieder versendet werden, ohne andere Nutzer:innen zu informieren.
Die Software ist vollständig cloudbasiert und erfordert keinerlei lokale Installation oder zusätzliche manuelle Einrichtungsschritte.
Der Zugriff erfolgt über einen modernen Webbrowser, was die Nutzung auf nahezu allen internetfähigen Geräten ermöglicht – unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen werden zentral verwaltet und erfolgen automatisch, wodurch der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Der Personalscan zur Schichtanmeldung kann flexibel durchgeführt werden: Er ist entweder über mobile Endgeräte wie Android-Smartphones und iPhones möglich – mithilfe der integrierten Kamera und eines QR-Code-Scanners – oder alternativ direkt am Computer über eine angeschlossene Webcam. Dadurch lassen sich unterschiedliche Einsatzszenarien und Hardwarevoraussetzungen optimal abdecken.
Optional kann auf den physischen Scan auch vollständig verzichtet werden. In diesem Fall erfolgt die Schichtanmeldung und -abmeldung automatisch, basierend auf der zugewiesenen Einsatzzeit im System. Diese Einstellung kann individuell für jede Rolle oder Funktion definiert werden – so lässt sich z. B. festlegen, dass bestimmte Teammitglieder automatisch als anwesend gelten, während bei anderen weiterhin eine aktive Bestätigung per Scan erforderlich ist.
Der Zugriff erfolgt über einen modernen Webbrowser, was die Nutzung auf nahezu allen internetfähigen Geräten ermöglicht – unabhängig vom Betriebssystem. Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen werden zentral verwaltet und erfolgen automatisch, wodurch der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.
Der Personalscan zur Schichtanmeldung kann flexibel durchgeführt werden: Er ist entweder über mobile Endgeräte wie Android-Smartphones und iPhones möglich – mithilfe der integrierten Kamera und eines QR-Code-Scanners – oder alternativ direkt am Computer über eine angeschlossene Webcam. Dadurch lassen sich unterschiedliche Einsatzszenarien und Hardwarevoraussetzungen optimal abdecken.
Optional kann auf den physischen Scan auch vollständig verzichtet werden. In diesem Fall erfolgt die Schichtanmeldung und -abmeldung automatisch, basierend auf der zugewiesenen Einsatzzeit im System. Diese Einstellung kann individuell für jede Rolle oder Funktion definiert werden – so lässt sich z. B. festlegen, dass bestimmte Teammitglieder automatisch als anwesend gelten, während bei anderen weiterhin eine aktive Bestätigung per Scan erforderlich ist.
Dokumentation
Weitere Informationen finden Sie in unserem Benutzerhandbuch