urvent oder Excel: Helferplanung im Vergleich
Zuletzt aktualisiert: . Von urvent, aus der Eventpraxis seit 2012.
Die Kurzfassung
Excel reicht, wenn …
- ein bis zwei Personen planen und der Kreis der Helfer überschaubar ist.
- sich der Plan kaum ändert und alle Beteiligten sich persönlich kennen.
- es um eine einmalige Liste geht, nicht um Bewerbung, Nachweise oder Abrechnung.
- du volle Freiheit beim Layout brauchst und keine festen Abläufe willst.
urvent lohnt sich, wenn …
- Helfer sich selbst bewerben oder eintragen sollen, statt per E-Mail und Chat zu antworten.
- mehrere Personen am Plan arbeiten und Änderungen sofort bei allen ankommen müssen.
- Nachweise, Check-In vor Ort oder Stundenzettel zur Veranstaltung gehören.
- du jedes Jahr neu planst und Daten wiederverwenden willst.
Der Vergleich im Detail
| Kriterium | Excel | urvent |
|---|---|---|
| Helfer gewinnen | Anmeldung per E-Mail, Chat oder Formular, die Daten überträgst du von Hand in die Tabelle. | Offene Rollen und Schichten online ausschreiben, Helfer bewerben sich direkt im Portal. |
| Bewerbungen prüfen | Angaben und Nachweise verteilen sich auf Mails, Anhänge und Tabellenspalten. | Angaben, Verfügbarkeiten und Nachweise gesammelt an einem Ort, Rückfragen direkt im Portal. |
| Doppelbuchungen | Fallen nur auf, wenn jemand genau hinschaut. | Automatischer Doppelbuchungsschutz, in allen Plänen enthalten. |
| Änderungen | Neue Datei verschicken, ältere Versionen bleiben im Umlauf. | Änderung im Plan, die Crew wird informiert. |
| Zusammenarbeit | Eine Person bearbeitet, andere warten oder pflegen Kopien. | Mehrere Personen arbeiten mit Rollen und Rechten im selben Plan. |
| Nachweise | Eigene Liste, Ablaufdaten pflegst du von Hand. | Nachweise mit Gültigkeit, du siehst vorab, welche demnächst ablaufen. |
| Check-In vor Ort | Liste ausdrucken und abhaken. | Scan per App, Barcode oder NFC. |
| Schichttausch und Anreise | Per Telefon und Chat abgestimmt. | Tauschbörse (ab Professional) und Mitfahrzentrale (ab Essential). |
| Abrechnung | Stunden zusammenrechnen und für die Buchhaltung umformatieren. | Stundenzettel und Exporte als Excel, CSV, DATEV oder SEPA-Liste. |
| Datenschutz | Personenbezogene Daten liegen verstreut in Dateien, Mails und Chats. | Server in Deutschland, DSGVO-konform, Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar. |
| Freiheit und Einarbeitung | Layout und Formeln frei wählbar, ohne Einarbeitung, wenn du Excel kennst. | Vorgegebene Abläufe statt freier Tabelle. Ehrenamtliche kommen ohne Schulung zurecht. |
| Kosten | Meist keine Lizenzkosten, dafür viel Arbeitszeit für Pflege und Abstimmung. | 14 Tage kostenlos testen, danach Pläne nach Funktionsumfang. Für Vereine und gemeinnützige Organisationen gibt es Sonderkonditionen. |
Aktuelle Preise und Pläne findest du unter Pläne & Preise.
So wechselst du von Excel zu urvent
-
Testzugang öffnen
Starte den kostenlosen Test, auf Wunsch mit Beispieldaten, und sieh dir den Ablauf an. Es gibt nichts zu installieren.
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Rollen und Schichten anlegen
Übertrage die Struktur deiner Tabelle: Bereiche, Rollen und Schichten. Der Plan zeigt dir sofort, wo noch Personal fehlt.
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Helfer bewerben lassen
Öffne die Ausschreibung. Helfer bewerben sich im Portal, du prüfst die Bewerbungen und weist Schichten zu. Für Auswertungen exportierst du die Daten weiterhin nach Excel.
Weitere Ratgeber
Checklisten und Vergleiche aus der Veranstaltungspraxis.
Häufige Fragen zu urvent und Excel
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