Dorffest organisieren: Checkliste für Vereine und Dorfgemeinschaft

Ein Dorffest lebt davon, dass viele mitmachen. Diese Checkliste hilft Vereinen, Feuerwehr und Nachbarschaft, den Überblick zu behalten, vom ersten Treffen bis zur Abrechnung.

So nutzt du die Checkliste

Hake Punkte ab, während du planst. Die Haken werden nicht gespeichert: Zum Mitnehmen druckst du die Seite aus oder speicherst sie als PDF. Nicht jeder Punkt gilt für jede Veranstaltung, streiche, was bei dir nicht zutrifft.

Auflagen und Genehmigungen unterscheiden sich je nach Bundesland, Gemeinde und Größe der Veranstaltung. Die Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung, kläre Details immer mit der zuständigen Behörde.

Konzept und Abstimmung

Alle beteiligten Vereine und Gruppen an einen Tisch holen und Ziel und Charakter des Festes klären.
Veranstalter festlegen: ein Verein, eine Interessengemeinschaft oder die Gemeinde. Davon hängen Genehmigungen und Haftung ab.
Termin mit Kirchweih, Schützenfest, Ferien und den Festen der Nachbardörfer abgleichen.
Ort wählen, etwa Festplatz, Dorfgemeinschaftshaus, Scheune oder Zelt, und einen Ausweichplan festlegen.
Budget und die Verteilung von Einnahmen und Kosten zwischen den Vereinen schriftlich festhalten.

Gemeinde und Genehmigungen

Frühzeitig mit Gemeinde oder Ortsvorsteher sprechen: Fläche, Strom, Wasser und Sperrungen.
Beim Ordnungsamt nach den Genehmigungen für Ausschank und Speisenverkauf fragen.
Musik bei der GEMA anmelden und Ruhezeiten mit der Gemeinde abstimmen.
Anwohner rechtzeitig informieren, bei Lärm und Verkehr am besten persönlich.
Haftpflicht des Veranstalters und Versicherungsschutz für Helfer klären.

Sicherheit und Erste Hilfe

Zufahrt für Feuerwehr und Rettungsdienst freihalten und Rettungswege markieren.
Erste-Hilfe-Punkt einrichten und Ersthelfer oder Sanitätsdienst einplanen.
Jugendschutz regeln und die Regeln für die Alkoholausgabe aushängen.
Parkplätze und Verkehrsführung im Dorf planen und Helfer als Einweiser einsetzen.

Helfer aus dem Dorf

Alle Vereine bitten, Helfer für feste Bereiche zu stellen: Ausschank, Küche, Kasse, Auf- und Abbau.
Konkrete Schichten anbieten, damit sich Helfer gezielt eintragen können.
Pro Bereich eine verantwortliche Person benennen.
Jugendliche und neue Helfer mit erfahrenen zusammenstellen.
Schichten mit Pausen planen, damit nicht immer dieselben Leute durcharbeiten.
Helfer verpflegen und am Ende sichtbar danken.

So hilft urvent bei diesem Schritt

Mit urvent melden sich Ehrenamtliche selbst für Rollen und Schichten an, auch ohne IT-Kenntnisse. Über Rollen und Rechte legst du fest, wer was bearbeiten darf, zum Beispiel eine Ansprechperson je Verein. Für Vereine und gemeinnützige Organisationen gibt es Sonderkonditionen.

Schichtplanung Einsatzbereiche

Technik, Material und Aufbau

Festzelt, Bänke und Tische bei Verleihern oder Nachbarvereinen früh reservieren.
Strom, Wasser, Licht und Beschallung klären und die Elektrik von einer Fachkraft prüfen lassen.
Toiletten, Spülmöglichkeit und Müllkonzept einplanen.
Auf- und Abbauplan mit Zeiten und Zuständigen schreiben.
Werkzeug, Kabel, Verlängerungen und Ersatzmaterial bereitlegen.

Programm, Essen und Kasse

Programm planen: Eröffnung, Musik, Angebote für Kinder und ein Höhepunkt am Abend.
Festwirt oder Eigenbewirtung entscheiden und Angebot, Mengen und Lieferanten abstimmen.
Preise festlegen und Pfand sowie Bons klären.
Kasse mit zwei Personen führen und Wechselgeld bereitstellen.

Werbung im Dorf und drumherum

Termin über Gemeindeblatt, Aushänge, Dorfgruppen und Social Media bekannt machen.
Nachbardörfer und befreundete Vereine einladen.
Pressetext und Fotos für Lokalzeitung und Gemeinde-Webseite vorbereiten.

Nach dem Fest

Gemeinsam aufräumen und das Leihmaterial zurückgeben.
Einnahmen und Kosten abrechnen und fair auf die Vereine verteilen.
Nachbesprechung ansetzen und Erkenntnisse für das nächste Jahr notieren.

Weitere Ratgeber

Checklisten und Vergleiche aus der Veranstaltungspraxis.

urvent oder Excel

Wann Excel für die Helferplanung reicht und wann sich eine Crew-Software lohnt.

Fest organisieren: Checkliste

Alle Schritte für Vereins-, Sommer- und Stadtfeste zum Abhaken.

Festival organisieren: Checkliste

Von der Idee über Behörden und Sicherheit bis zur Crew und zum Abbau.

Häufige Fragen zum Dorffest

Das muss vorher klar sein: ein Verein, eine Interessengemeinschaft oder die Gemeinde. Davon hängen Genehmigungen, Haftung und Versicherung ab. Halte die Zuständigkeit schriftlich mit allen beteiligten Vereinen fest.

Sprich Vereine, Feuerwehr und Nachbarschaft früh an, nenne konkrete Schichten statt eines allgemeinen Aufrufs und lass Helfer sich selbst eintragen. Ein sichtbarer Dank nach dem Fest hilft im nächsten Jahr.

Oft ja, auch bei kleinen Festen, etwa für Ausschank, Musik oder die Nutzung öffentlicher Flächen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Gemeinde, ein Anruf beim Ordnungsamt klärt das schnell.

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Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.