Schichtplanung für Festivals und Events
Planung mit System
Mit urvent planst du Rollen, Schichten und Einsatzorte für Festivals, Stadtfeste und Veranstaltungen in einem System. Seit 2012 im Einsatz – vom Wacken Open Air bis zum Vereinsfest.
Personalbedarf früh und vollständig planen
Unser System unterstützt dich von Anfang an – vom ersten Entwurf des Schichtplans bis zur laufenden Veranstaltung. So planst du Personalbedarf und Ressourcen effizient und siehst frühzeitig, wo noch Kapazitäten fehlen. Änderungen an Rollen oder Schichten wirken sich sofort auf die gesamte Planung aus.
Offene Schichten online ausschreiben
Nutze offene Ausschreibungen und erreiche talentierte Hilfskräfte und Ticketworker, die perfekt ins Team passen. Interessierte sehen auf einen Blick, welche Rollen noch offen sind, und bewerben sich direkt über das Portal. Das spart dir das manuelle Verteilen von Stellenanzeigen über mehrere Kanäle.
Bewerbungen gesammelt prüfen und auswählen
Die Bewerberprüfung unterstützt dich bei der Auswahl passender Crew-Mitglieder – transparent und effizient. Du siehst alle Angaben, Verfügbarkeiten und eingereichten Nachweise gesammelt an einem Ort. Offene Rückfragen klärst du direkt im Portal, bevor du eine Zusage erteilst.
Planung in wenigen Schritten
Nur wenige Schritte – und deine Crew ist startklar. Von der Planung über die Akkreditierung bis zur Durchführung: urvent begleitet dich durch den gesamten Prozess.
1. Veranstaltung, Rollen und Schichten anlegen
Veranstaltung und Rollen anlegen, Personalbedarf definieren und offene Schichten erstellen – alles an einem Ort. Schon in diesem ersten Schritt siehst du, wie viele Hilfskräfte für welchen Bereich noch gesucht werden. Darauf baut der gesamte weitere Planungsprozess auf.
2. Schichten zur Bewerbung ausschreiben
Personen bewerben sich selbstständig auf offene Schichten und geben dabei ihre Verfügbarkeit an. Die Ausschreibung führt jede Bewerbung Schritt für Schritt durch alle nötigen Angaben. Du musst dafür keine einzige Anzeige manuell verteilen.
3. Bewerbungen prüfen und freischalten
Bewerbungen prüfen, fehlende Informationen anfordern und Bewerber:innen anschließend freischalten. Eingereichte Nachweise siehst du direkt neben der jeweiligen Bewerbung. So entscheidest du schnell, wer für den Einsatz bereitsteht.
4. Crew einchecken und Veranstaltung durchführen
Alle Hilfskräfte sind eingecheckt, ihre Schichten stehen fest und Rückfragen laufen gebündelt im Portal auf. Der Überblick über die laufende Veranstaltung bleibt jederzeit aktuell – auch unterwegs auf dem Smartphone. Lehn dich zurück und genieß die Veranstaltung.
Durchführung
urvent plant mehrere Veranstaltungen parallel – Schichten, Check-in und Aufgaben laufen in einem System zusammen. Ursprünglich für die Einsatzplanung von Rettungskräften entwickelt, passt es auch für Hilfsorganisationen (HiOrg).
Schichten nach Bedarf und Qualifikation besetzen
Lege unterschiedliche Schichten an und berücksichtige dabei Personalbedarf sowie erforderliche Qualifikationen. So siehst du auf einen Blick, welche Positionen bereits besetzt sind und wo noch passende Hilfskräfte fehlen. Mehrere Veranstaltungen planst du dabei parallel, ohne den Überblick zu verlieren.
Mehrere Veranstaltungen im Überblick
Behalte jederzeit den Überblick über alle laufenden Veranstaltungen und passe die Planung bei Bedarf unkompliziert an. Änderungen an Schichten oder Rollen sind sofort für die gesamte Crew sichtbar. So bleibt die Durchführung auch bei kurzfristigen Anpassungen planbar.
Check-in und Check-out per Barcode oder NFC
Erfasse Hilfskräfte bequem vor Ort per Barcode- oder NFC-Scan – ganz ohne Anmeldung an einer Station. Ein- und Ausbuchen funktioniert genauso einfach per App oder Browser, etwa wenn kein Scanner zur Hand ist. So weißt du jederzeit, wer gerade im Einsatz ist.
Schichttausch über die Tauschbörse
Wer eine bestätigte Schicht nicht wahrnehmen kann, gibt sie in der Tauschbörse der eigenen Rolle frei. Andere Crew-Mitglieder mit derselben Rolle sehen das Angebot und übernehmen die Schicht mit einem Klick. Bis dahin lässt sich die Freigabe jederzeit zurückziehen.
Personalplanung für Festivals und Großveranstaltungen
Ob 30 Helfer beim Stadtfest oder mehrere tausend Crew-Mitglieder auf dem Festivalgelände: urvent bringt Rollen, Schichten und Einsatzorte in einen übersichtlichen Plan. Du siehst jederzeit, welche Positionen besetzt sind und wo noch Personal fehlt – ohne Excel-Listen und Zettelwirtschaft.
Schichtplanung, die mitdenkt
Änderungen gehören zu jeder Veranstaltung. Verschiebst du eine Schicht oder tauschst Personal, bleibt der Plan konsistent und deine Crew informiert. Bewerbungen, Rollenverteilung und Stundenzettel greifen dabei nahtlos ineinander – von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung.
Für Vereine, Hilfsorganisationen und Eventagenturen
urvent ist bei großen Festivals genauso im Einsatz wie bei Hilfsorganisationen und Vereinen. Ehrenamtliche Helfer und professionelle Kräfte planst du im selben System – DSGVO-konform und mit Servern in Deutschland.
Häufige Fragen zur Schichtplanung
Kunden
Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.
