Das Crew Portal

urvent Desktop

Entdecken Sie die Lösung für die perfekte Personalplanung!

Das urvent Crew Tool beendet das Chaos von E-Mails, Google Forms und Excel und ermöglicht eine effektive Einsatzplanung. Anders als andere HiOrg-Anwendungen wurde es speziell für die Verwaltung von Veranstaltungen wie Festivals und Stadtfesten entwickelt.

Schluss mit dem Planungsstress – mit urvent wird das Festival zu einem unvergesslichen Erfolg. Willkommen in der Zukunft der Festival­organisation!

Planung mit System

Das urvent System vereinfacht die Personalbedarfsplanung für vielfältige Festivals und Veranstaltungen. Unsere umfassende Lösung optimiert den gesamten Prozess:

  • Frühzeitige Unterstützung bei der Planung:

    Unser System bietet Ihnen von Anfang an Hilfe. Effizient planen Sie Personalbedarf und Ressourcen.

  • Transparente Stellenausschreibungen:

    Nutzen Sie offene Ausschreibungen für Positionen. Erreichen Sie talentierte Hilftskräfte und Ticket Worker, die perfekt ins Team passen.

  • Effektive Bewerberauswahl

    Die Bewerberprüfung unterstützt Sie bei der Auswahl passender Mitarbeiter. Transparent und effizient.

  • Reibungslose Veranstaltungsdurchführung:

    Das urvent System begleitet Sie vor Ort. Klare Übersicht und Echtzeit-Updates aller Mitarbeiter.

  • Analytik und Berichterstattung

    Erhalten Sie umfassende Einblicke in geleistete Stunden und relevante Informationen für zukünftige Planung.

Einfache Akkreditierung

Interessierte können sich eigenständig für gewünschte Rollen und freie Schichten bewerben..

Flexibilität für Bewerber

Interessierte können sich eigenständig bewerben und ihre Verfügbarkeit hinterlegen. Komplett Prozessgeleitet mit Überprüfung der Eingaben.

Individuelle Abfragen

Holen Sie genau die Informationen ein, die für die unterschiedlichen Tätigkeiten benötigt werden.

Qualifikationen

Fordern Sie je nach Bedarf vor oder nach der Einreichung gültige Nachweise für unterschiedliche Rollen an und optimieren Sie so den Ablauf.

Durchführung

Gleichzeitige Planung mehrerer Veranstaltungen, für perfekte Zeit- und Ressourcenmanagement für jede Art von Hilfsorganisation (HiOrg).

Personalbedarfsplanung

Unterschiedliche Schichten pflegen unter Berücksichtigung des Personalbedarfs und der Qualifikation.

Problemloser Checkin / Checkout

Erfassen Sie Hilftskräfte bequem vor Ort durch das Scannen eines Barcodes oder NFC-Tags. Einfaches ein- und ausbuchen per App oder Browser.

Inventarplanung

Die Einreichung von Fahrzeugen und Inventar werden durch die Anwendung erleichtert.

Vollständige Transparenz

Behalten Sie den aktuellen Stand im Blick und passen Sie ihn nach Bedarf unkompliziert an.

Volle Unterstüzung bei der Veranstaltung

Akkreditierung

Geben Sie der Crew die Möglichkeit zur eigenständigen Anmeldung für Veranstaltungen und steigern Sie die Effizienz dieses Prozesses.

Einsatzplanung

Optimieren Sie die Personalverteilung durch tagesaktuelle Zuweisungen von Schichten für reibungslose Events.

Kommunikation

Halten Sie die Crew auf dem Laufenden – sowohl über E-Mail-Benachrichtigungen als auch durch öffentliche Ankündigungen, um eine breite Informationsbasis zu schaffen.

Checkin und Checkout per App

Vereinfachen Sie das An- und Abmeldeverfahren für das Personal mit dem Smartphone, indem Sie Barcode oder NFC-Tag im System verwenden – für ein reibungsloses Management

Status Report

Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über angemeldetes Personal und Inventar für optimales Management von Ressourcen.

Erfahrungs- und Bewertungssystem

Fördern Sie Selbstverantwortung: Lassen Sie die Hilftskräfte ihre eigenen Nachweise hochladen. Dank einer einfachen Sichtprüfung wird die Freigabe zum Kinderspiel.

Catering Planung

Echtzeit-Informationen bieten präzise Live-Auskunft für eine effiziente Catering-Planung, um Verschwendung zu vermeiden.

Entlohnung

Behalten Sie den Überblick über die gearbeiteten Stunden aller Hilftskräfte und kalkulieren Sie problemlos individuelle Entlohnungen.

Kunden

Über 25.000 Personalschichten wurden dank unserer Lösung u.A. für die folgenden Kunden erfolgreich geplant.

Wasted in Jarmen

Im Jahr 2024 wird das Festival der Band Feine Sahne Fischfilet in Vorpommern durch das urvent Verstanltungssystem für alle Hilfskräfe eingesetzt.

DRK Kiel Anmeldeportal

Das Deutsche Rote Kreuz Kiel nutzt urvent System auf der Kieler Woche um nicht mehr Excel und E-Mails, sondern gesteuerte Prozesse für die Personalplanung zu verwenden.

Wacken Open Air

Seit 2012 genießt das Rote Kreuz Kaltenkirchen die Unterstützung bei der Einsatzplanung des größten Heavy Metal Open Airs. Die langjährige Kooperation verbessert nicht nur die Organisation, sondern gewährleistet auch einen reibungslosen Eventverlauf für über 500 Personen und 2000 Schichten jedes Jahr.

Airbeat-One Festival

Seit 2021 unterstützt das urvent System das EDM Festival in enger Zusammenarbeit mit Hilfskräften und Feuerwehr, wodurch nicht nur die Personalbedarfsplanung optimiert wurde,sondern auch die Veranstaltungssicherheit erhöht ist. Bis zu 300 Personen und 900 Schichten werden jedes Jahr über urvent verwaltet.

Werner Rennen

Werner Rennen

Kurzfristig erfuhr das Werner Rennen 2018 und 2019 durch Schichtplanungsunterstützung wichtige Verbesserungen. Die präzise Koordination des Personals trug maßgeblich zu einem reibungslosen Planung und erfolgreichen Ablauf bei.

Häufig gestellte Fragen

Ja, Teilnehmende können auf einer Veranstaltung unterschiedliche Rollen einnehmen und z.B. einen Tag als Rettungshelfer tätig sein und einen anderen Tag an der Bar aushelfen. Das System erkennt außerdem potentielle Überschneidungen mit bestehenden Schichten, sodass es zu keinen Doppelbelegungen kommt und eine Person nur eine Aufgabe zur Zeit erfüllen kann.

Nein, die Grundidee des Systems ist zwar, dass sich Personen selbstständig Schichten wünschen können, es ist aber auch möglich Personen über die Verwaltung einzupflegen. Diese Funktion kann unter anderen vor Ort auf der Veranstaltung sehr hilfreich sein.

Für jede Rolle kann festgelegt werden, welche Daten für eine erfolgreiche Bewerbung erforderlich sind. Fehlt z.B. ein Profilbild oder Nachweis, so sieht die Person das direkt auf der Übersichtseite und kann fehlende Informationen nachreichen.
In der Verwaltung ist auch ersichtlich, ob eine Bewerbung bestätigt oder vollständig ist.

Bei jeder Statusänderung erhalten Bewerber:innen automatisch eine Mail um ggf. fehlende Informationen nachzureichen. Das Gleiche gilt auch für das Hochladen und Freigabe von Nachweisen.
Daneben können Ankündigungen von der Verwaltung erstellt werden, um das Personal auf den aktuellen Stand zu halten.

Nein, der Personalscan kann entweder über ein Android-Gerät bzw. iPhone erfolgen oder ganz einfach per Webcam getätig werden.
Es ist auch möglich komplett auf den Scan zu verzichten und Teilnehmende automatisch zur Schicht an- und abzumelden. Dieses lässt sich für jede Rolle einzeln festlegen.

Das urvent Veranstaltungssystem wird fair nach der Größe der Veranstaltung und Anzahl der Schichten abgerechnet. Es dabei egal wie viele Personen das System verwalten.

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Kontaktanfrage

Bitte teilen Sie uns für Preisanfragen oder weitere Informationen einige Veranstaltungsdetails mit: erwartete Teilnehmer, geplante Schichten, Veranstaltungsgröße und -dauer.