Das Crew Portal
Entdecken Sie die Lösung für die perfekte Personalplanung!
Das urvent Crew Tool beendet das Chaos von E-Mails, Google Forms und Excel und ermöglicht eine effektive Einsatzplanung. Anders als andere HiOrg-Anwendungen wurde es speziell für die Verwaltung von Veranstaltungen wie Festivals und Stadtfesten entwickelt.
Sie vereint Personalplanung, Catering-Management, Nachweisprüfung und Schichtplanung mit Hilfe einer benutzerfreundlichen Prozessunterstützung. Echtzeit-Updates und Statusanalysen sorgen dafür, dass Crew und Organisation immer auf dem neuesten Stand bleiben.
Schluss mit dem Planungsstress – mit urvent wird das Festival zu einem unvergesslichen Erfolg. Willkommen in der Zukunft der Festivalorganisation!
Planung mit System
Das urvent System vereinfacht die Personalbedarfsplanung für vielfältige Festivals und Veranstaltungen. Unsere umfassende Lösung optimiert den gesamten Prozess:
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Frühzeitige Unterstützung bei der Planung
Unser System bietet Ihnen von Anfang an Hilfe. Effizient planen Sie Personalbedarf und Ressourcen.
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Transparente Stellenausschreibungen
Nutzen Sie offene Ausschreibungen für Positionen. Erreichen Sie talentierte Hilftskräfte und Ticket Worker, die perfekt ins Team passen.
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Effektive Bewerberauswahl
Die Bewerberprüfung unterstützt Sie bei der Auswahl passender Mitarbeiter. Transparent und effizient.
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Reibungslose Veranstaltungsdurchführung:
Das urvent System begleitet Sie vor Ort. Klare Übersicht und Echtzeit-Updates aller Mitarbeiter.
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Analytik und Berichterstattung
Erhalten Sie umfassende Einblicke in geleistete Stunden und relevante Informationen für zukünftige Planung.
Einfache Akkreditierung
Interessierte können sich eigenständig für gewünschte Rollen und freie Schichten bewerben.
Flexibilität für Bewerber
Interessierte können sich selbstständig für mehreren Rollen bewerben und ihre Verfügbarkeit hinterlegen. Komplett Prozessgeleitet mit Überprüfung der Eingaben.
Individuelle Abfragen
Holen Sie genau die Informationen ein, die für die unterschiedlichen Tätigkeiten benötigt werden.
Qualifikationen
Fordern Sie je nach Bedarf vor oder nach der Einreichung gültige Nachweise für unterschiedliche Rollen an und optimieren Sie so den Ablauf.
Durchführung
Gleichzeitige Planung mehrerer Veranstaltungen, für perfekte Zeit- und Ressourcenmanagement für jede Art von Hilfsorganisation (HiOrg).
Personalbedarfsplanung
Unterschiedliche Schichten pflegen unter Berücksichtigung des Personalbedarfs und der Qualifikation.
Problemloser Checkin / Checkout
Erfassen Sie Hilftskräfte bequem vor Ort durch das Scannen eines Barcodes oder NFC-Tags. Einfaches ein- und ausbuchen per App oder Browser.
Inventarplanung
Die Einreichung von Fahrzeugen und Inventar werden durch die Anwendung erleichtert.
Vollständige Transparenz
Behalten Sie den aktuellen Stand im Blick und passen Sie ihn nach Bedarf unkompliziert an.
Funktionen
Volle Unterstüzung bei der Veranstaltung
Akkreditierung
Geben Sie der Crew die Möglichkeit zur eigenständigen Anmeldung für Veranstaltungen und steigern Sie die Effizienz dieses Prozesses.
Einsatzplanung
Optimieren Sie die Personalverteilung durch tagesaktuelle Zuweisungen von Schichten für reibungslose Events.
Kommunikation
Halten Sie die Crew auf dem Laufenden – sowohl über E-Mail-Benachrichtigungen als auch durch öffentliche Ankündigungen, um eine breite Informationsbasis zu schaffen.
Checkin und Checkout per App
Vereinfachen Sie das An- und Abmeldeverfahren für das Personal mit dem Smartphone, indem Sie Barcode oder NFC-Tag im System verwenden – für ein reibungsloses Management
Status Report
Fördern Sie Selbstverantwortung: Lassen Sie die Hilftskräfte ihre eigenen Nachweise hochladen. Dank einer einfachen Sichtprüfung wird die Freigabe zum Kinderspiel.
Erfahrungs- und Bewertungssystem
Fördern Sie Selbstverantwortung: Lassen Sie die Hilftskräfte ihre eigenen Nachweise hochladen. Dank einer einfachen Sichtprüfung wird die Freigabe zum Kinderspiel.
Catering Planung
Echtzeit-Informationen bieten präzise Live-Auskunft für eine effiziente Catering-Planung, um Verschwendung zu vermeiden.
Entlohnung
Behalten Sie den Überblick über die gearbeiteten Stunden aller Hilftskräfte und kalkulieren Sie problemlos individuelle Entlohnungen.
Kunden
Über 25.000 Personalschichten wurden dank unserer Lösung u.A. für die folgenden Kunden erfolgreich geplant.
Wasted in Jarmen
Im Jahr 2024 wird das Festival der Band Feine Sahne Fischfilet in Vorpommern durch das urvent Verstanltungssystem für alle Hilfskräfe eingesetzt.
DRK Kiel Anmeldeportal
Das Deutsche Rote Kreuz Kiel nutzt urvent System auf der Kieler Woche um nicht mehr Excel und E-Mails, sondern gesteuerte Prozesse für die Personalplanung zu verwenden.
Wacken Open Air
Seit 2012 genießt das Rote Kreuz Kaltenkirchen die Unterstützung bei der Einsatzplanung des größten Heavy Metal Open Airs. Die langjährige Kooperation verbessert nicht nur die Organisation, sondern gewährleistet auch einen reibungslosen Eventverlauf für über 500 Personen und 2000 Schichten jedes Jahr.
Airbeat-One Festival
Seit 2021 unterstützt das urvent System das EDM Festival in enger Zusammenarbeit mit Hilfskräften und Feuerwehr, wodurch nicht nur die Personalbedarfsplanung optimiert wurde,sondern auch die Veranstaltungssicherheit erhöht ist. Bis zu 300 Personen und 900 Schichten werden jedes Jahr über urvent verwaltet.
Werner Rennen
Kurzfristig erfuhr das Werner Rennen 2018 und 2019 durch Schichtplanungsunterstützung wichtige Verbesserungen. Die präzise Koordination des Personals trug maßgeblich zu einem reibungslosen Planung und erfolgreichen Ablauf bei.
Häufig gestellte Fragen
Ja, Teilnehmende können auf einer Veranstaltung unterschiedliche Rollen einnehmen und z.B. einen Tag als Rettungshelfer tätig sein und einen anderen Tag an der Bar aushelfen. Das System erkennt außerdem potentielle Überschneidungen mit bestehenden Schichten, sodass es zu keinen Doppelbelegungen kommt und eine Person nur eine Aufgabe zur Zeit erfüllen kann.
Nein, die Grundidee des Systems ist zwar, dass sich Personen selbstständig Schichten wünschen können, es ist aber auch möglich Personen über die Verwaltung einzupflegen. Diese Funktion kann unter anderen vor Ort auf der Veranstaltung sehr hilfreich sein
Für jede Rolle kann festgelegt werden, welche Daten für eine erfolgreiche Bewerbung erforderlich sind. Fehlt z.B. ein Profilbild oder Nachweis, so sieht die Person das direkt auf der Übersichtseite und kann fehlende Informationen nachreichen. In der Verwaltung ist auch ersichtlich, ob eine Bewerbung bestätigt oder vollständig ist.
Bei jeder Statusänderung erhalten Bewerber:innen automatisch eine Mail um ggf. fehlende Informationen nachzureichen. Das Gleiche gilt auch für das Hochladen und Freigabe von Nachweisen. Daneben können Ankündigungen von der Verwaltung erstellt werden, um das Personal auf den aktuellen Stand zu halten.
Nein, der Personalscan kann entweder über ein Android-Gerät bzw. iPhone erfolgen oder ganz einfach per Webcam getätig werden. Es ist auch möglich komplett auf den Scan zu verzichten und Teilnehmende automatisch zur Schicht an- und abzumelden. Dieses lässt sich für jede Rolle einzeln festlegen.
Das urvent Veranstaltungssystem wird fair nach der Größe der Veranstaltung und Anzahl der Schichten abgerechnet. Es dabei egal wie viele Personen das System verwalten.
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Bitte teilen Sie uns für Preisanfragen oder weitere Informationen einige Veranstaltungsdetails mit: erwartete Teilnehmer, geplante Schichten, Veranstaltungsgröße und -dauer.