Crew Check-in und Akkreditierung
Einfache Akkreditierung
Mit urvent bewerben sich Hilfskräfte online selbst auf Rollen und freie Schichten – Schritt für Schritt geführt und ohne Schulung.
Online-Bewerbung mit Verfügbarkeiten
Bewerbe dich selbstständig und hinterlege deine Verfügbarkeit – prozessgeführt mit Eingabeprüfung, sodass nichts Wichtiges vergessen wird. Der Bewerbungsprozess führt dich Schritt für Schritt durch alle nötigen Angaben. So ist deine Bewerbung vollständig, bevor sie überhaupt geprüft wird.
Bewerbung auf mehrere Rollen gleichzeitig
Bewirb dich auf mehrere Rollen mit unterschiedlichen Anforderungen gleichzeitig – etwa als Einlasskraft und zusätzlich fürs Catering. So findet die Veranstaltungsleitung das beste Matching zwischen deinen Fähigkeiten und dem tatsächlichen Bedarf. Welche Rolle am Ende passt, entscheidet sich erst bei der Zusage.
Eigene Pflichtangaben pro Tätigkeit
Frage genau die Informationen ab, die für die jeweilige Tätigkeit wirklich nötig sind – von Führerscheinklasse bis Erste-Hilfe-Schein. Nicht benötigte Felder bleiben Bewerbenden erspart. Das hält den Bewerbungsprozess kurz und die erfassten Daten relevant.
Nachweise
urvent fordert Nachweise wie Führungszeugnis oder Erste-Hilfe-Schein schon mit der Bewerbung an und behält ihre Gültigkeit im Blick – so vermeidest du Rückfragen.
Nachweise digital anfordern
Fordere nach Bedarf vor oder nach der Einreichung gültige Nachweise für unterschiedliche Rollen an. Welche Dokumente nötig sind, hängt von der jeweiligen Rolle ab – so bekommt niemand mehr Papierkram, als für den Einsatz wirklich gebraucht wird. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf von der Bewerbung bis zum Einlass.
Eingereichte Nachweise online prüfen
Prüfe eingereichte Nachweise auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor eine Bewerbung endgültig bestätigt wird. Fehlt etwas oder ist ein Dokument unleserlich, kontaktierst du die Hilfskraft direkt über das Portal – ohne Umweg über E-Mail oder Telefon. So bleibt der Status jeder Bewerbung jederzeit nachvollziehbar.
Ablaufdaten von Nachweisen im Blick
Hinterlege pro Nachweistyp eine Gültigkeitsdauer. Läuft ein Führungszeugnis oder Erste-Hilfe-Schein ab, fällt das rechtzeitig auf – statt erst am Einlass. So bleibt genug Zeit, ein neues Dokument anzufordern, bevor der Einsatz beginnt.
Nachweise automatisch je nach Rolle
Welche Nachweise nötig sind, ergibt sich automatisch aus Rolle, Anstellung und Qualifikation – ohne dass du jede Anforderung von Hand pflegen musst. Vorlagen zum Ausdrucken und Unterschreiben stellst du gleich mit bereit, etwa für Einsatzverträge oder Einverständniserklärungen. So kommt jede Hilfskraft mit den richtigen Unterlagen zum Einsatz.
Scannen vor Ort
Am Einlass, an der Essensausgabe, am Materiallager: Mit urvent wird die Personalkarte per Smartphone, NFC oder Webcam gescannt – der Moment, in dem Planung auf Wirklichkeit trifft.
Klare Rückmeldung bei jedem Scan
Angenommen, bereits ausgecheckt, Check-In fehlt, keine aktive Schicht, Essenslimit erreicht: Die Station sagt genau, was los ist, statt nur abzulehnen. Das Personal am Einlass oder an der Ausgabe kann so sofort richtig reagieren. Lange Diskussionen an der Schranke entfallen.
Scan-Stationen zentral sperren
Jede Station hat eigene Zugangsdaten, die sich zentral widerrufen und auf einen bestimmten Rechner beschränken lassen. Ein verlorenes Gerät sperrst du in Sekunden, ohne dass andere Stationen davon betroffen sind. So bleibt der Zugriff auf sensible Daten jederzeit unter Kontrolle.
Scannen per Kamera, NFC oder Webcam
Gescannt wird per Smartphone-Kamera, mit NFC-Tag oder am Rechner per Webcam – je nachdem, was vor Ort verfügbar ist. Wo gar nicht gescannt werden soll, bucht das System stattdessen anhand der geplanten Einsatzzeit. So passt sich die Technik der Station an, nicht umgekehrt.
Digitale Zeiterfassung für dein Eventpersonal
Mit dem Crew Check-in erfasst du Arbeitszeiten direkt am Einsatzort – per App und Barcode statt Papierliste. Jede eingecheckte Schicht landet automatisch im Stundenzettel und ist später für die Abrechnung nachvollziehbar.
Akkreditierung und Nachweise an einem Ort
Von der offenen Bewerbung über Profilfotos bis zur Prüfung von Führungs- und Gesundheitszeugnissen: urvent bündelt die Akkreditierung deiner Crew, bevor die Veranstaltung beginnt. Am Einlass entscheidet ein Scan, wer aufs Gelände darf.
Schneller Einlass auch bei großen Teams
Ob Ticketworker, Ordner oder Catering-Kraft – der Check-in funktioniert auch, wenn hunderte Helfer gleichzeitig zur Schicht erscheinen. NFC-Unterstützung und Barcode-Scanner halten die Schlange kurz.
Häufige Fragen zu Check-in und Akkreditierung
Kunden
Mehr als 10.000 Einsätze bei Festivals und Events unterschiedlichster Art – ein Ausdruck des Vertrauens, das uns über die Jahre entgegengebracht wurde. Die hier gezeigten Beispiele stehen für einen Teil der Events, die wir begleiten durften.
