Ihr Helfer Portal

urvent Desktop

Entdecken Sie die Lösung für Ihre Personalplanung!

Das urvent Crew Tool beendet das Chaos von E-Mails, Google Forms und Excel und ermöglicht eine effektive Einsatzplanung. Anders als andere HiOrg-Anwendungen wurde es speziell für die Verwaltung von Veranstaltungen wie Festivals und Stadtfesten entwickelt.

Schluss mit dem Planungsstress – mit urvent wird Ihr Festival zu einem unvergesslichen Erfolg. Willkommen in der Zukunft der Festival‐organisation!

Planung mit System

Das urvent System vereinfacht die Personalbedarfsplanung für vielfältige Festivals und Veranstaltungen. Unsere umfassende Lösung optimiert den gesamten Prozess:

  • Frühzeitige Unterstützung bei der Planung:

    Unser System bietet Ihnen von Anfang an Hilfe. Effizient planen Sie Personalbedarf und Ressourcen.

  • Transparente Stellenausschreibungen:

    Nutzen Sie offene Ausschreibungen für Positionen. Erreichen Sie talentierte Helfer und Ticket Worker, die perfekt in Ihr Team passen.

  • Effektive Bewerberauswahl

    Die Bewerberprüfung unterstützt Sie bei der Auswahl passender Mitarbeiter. Transparent und effizient.

  • Reibungslose Veranstaltungsdurchführung:

    Das urvent System begleitet Sie vor Ort. Klare Übersicht und Echtzeit-Updates Ihrer Mitarbeiter.

  • Analytik und Berichterstattung

    Erhalten Sie umfassende Einblicke in geleistete Stunden und relevante Informationen für zukünftige Planung.

Einfache Akkreditierung

Interessierte können sich eigenständig für gewünschte Rollen und freie Schichten bewerben..

Flexibilität für Bewerber

Interessierte können sich eigenständig bewerben und ihre Verfügbarkeit hinterlegen. Komplett Prozessgeleitet mit Überprüfung der Eingaben.

Individuelle Abfragen

Holen Sie genau die Informationen ein, die für die unterschiedlichen Tätigkeiten benötigt werden.

Qualifikationen

Fordern Sie je nach Bedarf vor oder nach der Einreichung gültige Nachweise für unterschiedliche Rollen an und optimieren Sie so den Ablauf.

Effiziente Eventorganisation

Gleichzeitige Planung mehrerer Veranstaltungen, für perfekte Zeit- und Ressourcenmanagement für jede Art von Hilfsorganisation (HiOrg).

Personalbedarfsplanung

Unterschiedliche Schichten pflegen unter Berücksichtigung des Personalbedarfs und der Qualifikation.

Problemloser Checkin / Checkout

Erfassen Sie Ihre Helfer bequem vor Ort durch das Scannen eines Barcodes oder NFC-Tags. Einfaches ein- und ausbuchen per App oder Browser.

Inventarplanung

Die Einreichung von Fahrzeugen und Inventar werden durch die Anwendung erleichtert.

Vollständige Transparenz

Behalten Sie den aktuellen Stand im Blick und passen Sie ihn nach Bedarf unkompliziert an.

Volle Unterstüzung bei Ihrer Veranstaltung

Akkreditierung

Geben Sie Ihren Helfern die Möglichkeit zur eigenständigen Anmeldung für Veranstaltungen und steigern Sie die Effizienz dieses Prozesses.

Einsatzplanung

Optimieren Sie die Personalverteilung durch tagesaktuelle Zuweisungen von Schichten für reibungslose Events.

Kommunikation

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden – sowohl über E-Mail-Benachrichtigungen als auch durch öffentliche Ankündigungen, um eine breite Informationsbasis zu schaffen.

Checkin und Checkout per App

Vereinfachen Sie das An- und Abmeldeverfahren für Ihr Personal mit dem Smartphone, indem Sie Barcode oder NFC-Tag im System verwenden – für ein reibungsloses Management

Status Report

Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über angemeldetes Personal und Inventar für optimales Management von Ressourcen.

Erfahrungs- und Bewertungssystem

Fördern Sie Selbstverantwortung: Lassen Sie Ihre Helfer ihre eigenen Nachweise hochladen. Dank einer einfachen Sichtprüfung wird die Freigabe zum Kinderspiel.

Catering Planung

Echtzeit-Informationen bieten präzise Live-Auskunft für eine effiziente Catering-Planung, um Verschwendung zu vermeiden.

Entlohnung

Behalten Sie den Überblick über die gearbeiteten Stunden Ihrer Helfer und kalkulieren Sie problemlos individuelle Entlohnungen.

Kunden

Über 25.000 Personalschichten wurden dank unserer Lösung u.A. für die folgenden Kunden erfolgreich geplant.

Wacken Open Air

Seit 2012 genießt das Rote Kreuz Kaltenkirchen wertvolle Unterstützung bei präziser Einsatzplanung des größten Heavy Metal Open Airs. Die langjährige Kooperation verbessert nicht nur die Organisation, sondern gewährleistet auch einen reibungslosen Eventverlauf für über 500 Personen und 2000 Schichten jedes Jahr.

DRK Kiel Anmeldeportal

Im Jahr 2024 wurde für das Deutsche Rote Kreuz Kiel das urvent System eingeführt, um die Personalplanung nicht mehr über Excel und E-Mails, sondern über gesteuerte Prozesse für die Kieler Woche zu durchzuführen.

Airbeat-One Festival

Seit 2021 unterstützt das urvent System das EDM Festival in enger Zusammenarbeit mit Hilfskräften und Feuerwehr, wodurch nicht nur die Personalbedarfsplanung optimiert wurde, sondern auch die Veranstaltungssicherheit erhöht ist. Bis zu 300 Personen und 900 Schichten werden jedes Jahr über das System auf dem Festival verwaltet.

Werner Rennen
Werner Rennen

Kurzfristig erfuhr das Werner Rennen 2018 und 2019 durch Schichtplanungsunterstützung wichtige Verbesserungen. Die präzise Koordination der Arbeitszeiten trug maßgeblich zu einem reibungslosen und erfolgreichen Ablauf bei und vereinfachte die Planung erheblich.

Jetzt kostenlos ausprobieren

Kontaktanfrage

Bitte teilen Sie uns für Preisanfragen oder weitere Informationen einige Veranstaltungsdetails mit: erwartete Teilnehmer, geplante Schichten, Veranstaltungsgröße und -dauer.

Webseite der Veranstaltung